Facturas Y Registros De Facturación

EMPRESARIOS SUJETOS AL RECARGO DE EQUIVALENCIA

Estos empresarios no están sujetos a las obligaciones de registro mencionadas con carácter general, ya que los obligados a este régimen no están obligados a expedir factura, salvo determinadas excepciones.

No obstante, estará obligado a cumplir el RRSIF cuando utilice un sistema informático de facturación para la expedición voluntaria de facturas en relación a las operaciones exceptuadas de la obligación de expedir facturar.

También, deberá cumplir las obligaciones del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación en el caso de que expida facturas, siempre que cumpla también con el resto de las condiciones indicadas (“regla de los 4 «NO»”). Según la normativa de facturación, en el régimen de recargo de equivalencia se deben expedir facturas por realizar determinadas operaciones:

Cuando efectúe entregas de inmuebles sujetas y no exentas al IVA.
Cuando tribute en IRPF en estimación directa.
Cuando el cliente sea un empresario o profesional o una Administración Pública.
Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
Cuando se le exija para determinadas operaciones de comercio exterior.

Para estas operaciones excepcionales podrán utilizar el sistema facilitado para ello por la AEAT en su sede electrónica.

EMPRESARIOS SUJETOS AL REGIMEN SIMPLIFICADO.

No con carácter general, ya que los obligados a este régimen no están obligados a expedir factura, salvo determinadas excepciones.

También, deberá cumplir las obligaciones del RRSIF en el caso de que expida facturas, siempre que cumpla también con el resto de las condiciones indicadas (“regla de los 4 «NO»”). Según la normativa de facturación, en el régimen simplificado de IVA se deben expedir facturas por realizar determinadas operaciones:

Cuando la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos,
Cuando efectúe la venta de activos fijos,
Cuando el cliente sea un empresario o profesional o una Administración Pública.
Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
Cuando se le exija para determinadas operaciones de comercio exterior.

Para estas operaciones excepcionales podrán utilizar el sistema facilitado para ello por la AEAT en su sede electrónica

MAQUINAS REGISTRADORAS Y BALANZAS DE PESO.

En el supuesto de que el empresario individual estuviera obligado a expedir factura (ordinaria o simplificada), desde el momento que utiliza un sistema informático de facturación consistente en una caja para registrar las ventas realizadas e imprimir para cada una de ellas lo que debería ser una factura simplificada para entregar al cliente está sujeto al RD 1007/2023, de 5 de diciembre, y al reglamento por él aprobado, por lo que deberá cumplirlo, bien adaptando las cajas registradoras (si esto fuera posible), bien adquiriendo algún sistema informático de facturación (SIF) adaptado.

En cuanto a la balanza electrónica, si el empresario o profesional la utiliza solo para pesar el producto y obtener el importe que luego introduce manualmente en la caja registradora para expedir la factura simplificada final, no se consideraría SIF, sino un elemento -independiente- auxiliar de medida (y, en su caso, de cálculo del importe asociado al producto, según su precio por kilogramo). En este caso, el SIF sería la caja registradora, por lo que la balanza electrónica no tendría por qué adaptarse al RD 1007/2023.

Sin embargo, hay balanzas electrónicas con funcionalidades más potentes que permiten acumular los importes de los diferentes productos pesados y expedir en unidad de acto una factura simplificada de la compra total realizada (entre otras posibles funcionalidades), por lo que entonces sí serían consideradas SIF al ser utilizadas también como cajas registradoras.

FACTURAS MANUALES, REALIZADAS CON HOJAS DE CALCULO O PROCESADORES

En el supuesto que no se utilice ningún sistema informático de facturación para la expedición de sus facturas y dicha expedición se hiciera manual (facturas manuscritas sobre papel en blanco o preimpreso, o escritas con maquinas de escribir) no estaría obligado a las obligaciones del reglamento de registro de facturación.

El reglamento no le afectará si los procesadores de texto (Word, pdf, etc.) o las hojas de cálculo (Excel) se utilizan exclusivamente para:

Introducir los datos de las facturas.
Expedir e imprimir las facturas.
Conservar la información de facturación.

Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.

FIRMA ELECTRONICA EN LOS REGISTROS DE FACTURACION

En los sistemas de emisión de facturas verificables no tienen la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación siendo suficiente con que calculen la huella o “hash” de dichos registros.

En los sistemas de facturación no verificables será obligatorio la firma electrónica, pero dicha obligación no afecta a las facturas, sino a los registros de facturación, por lo que la firma electrónica deberá almacenarse en el registro de facturación o de evento al que corresponda.

OPCIÓN SISTEMA VERIFACTU

Se entenderá que un obligado tributario opta por un “sistema de emisión de facturas verificable, por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT “. La opción de dicho uso se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación. La Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y podrá exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, así como poder requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados. Además, dicho acceso garantizará que se encuentre debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial.

El uso de sistemas verifactu implica que la AEAT no pueda requerir copia de los registros de facturación, ya que los mismos ya han sido objeto de transmisión previamente para poder obtener la huella.

FACTURAS RECTIFICATIVAS Y FACTURAS DE SUSTITUCIÓN

Las facturas rectificativas se regulan en el artículo 15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación en los siguientes términos:

“1. Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 o 7, sin perjuicio de lo establecido en el apartado 6 de este artículo.

2. Igualmente, será obligatoria la expedición de una factura rectificativa en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que, según lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley del Impuesto, dan lugar a la modificación de la base imponible.

(…)

6. Únicamente tendrán la consideración de facturas rectificativas las que se expidan por alguna de las causas previstas en los apartados 1 y 2.

(…)”.

De acuerdo con lo expuesto, sólo existe obligación de expedir una factura rectificativa en los supuestos expresamente contemplados en el artículo 15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Debe señalarse que es causa de rectificación de las facturas la consignación errónea de cualquier dato o requisito obligatorio que se consigne en las mismas. Por tanto, en caso de que se haya consignado de manera incorrecta alguna de las menciones obligatorias de la factura indicadas anteriormente será necesaria la expedición de una factura rectificativa que deberá constar en serie específica de factura.

Sin embargo, si la factura cumple los requisitos previstos en el artículo 6 del Reglamento de facturación, no será necesaria la expedición de una factura rectificativa. No obstante, la existencia de causas tasadas, que motivan la obligación de expedir una factura rectificativa, no impide que voluntariamente se puedan rectificar las facturas previamente expedidas, cuando se trate de una causa justificada y siempre que dicha práctica permita garantizar la correspondiente comprobación por parte de la Administración tributaria, si bien, en estos casos de modificación voluntaria de una factura previamente expedida no se estará ante la expedición de una factura rectificativa, en los términos y con los requisitos contenidos en el artículo 15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, pues de acuerdo con el apartado 6 del mencionado precepto, sólo las facturas que deban ser objeto de rectificación obligatoria por las causas previstas en los apartados 1 y 2 del mencionado artículo 15, son las que tienen la consideración de facturas rectificativas.

Por tanto, en el supuesto de que no concurran las causas de rectificación obligatoria de una factura, contenidas en los apartados 1 y 2 del artículo 15 del mencionado Reglamento, como podía suceder en casos en los que se expida una factura erróneamente por una operación que nunca llegó a realizarse, y procede su anulación, se está ante un supuesto de sustitución de aquélla factura por otra que la anula, que en ningún caso tendrá el carácter de factura rectificativa. Lo mismo ocurriría en el supuesto considerado, si se sustituyen las facturas expedidas con anterioridad incluyendo una retención que no debió aplicarse por unas nuevas facturas en las que no se incluya dicha retención.

El registro de alta enviado previamente y que no procede se dará de baja mediante un registro de facturación de anulación identificando el número de la factura original. En el caso de que proceda emitir una nueva factura correcta se deberá registrar con un alta y con un número de factura o fecha de expedición diferente.

FECHA EN LAS FACTURAS RECTIFICATIVAS

La fecha de realización de la operación correspondiente a la factura original que se está rectificando. Si se rectifican diferentes facturas de diferentes fechas, en una única factura rectificativa se consignará el último día en el que se haya efectuado la operación que documenta la última factura rectificada (la de fecha más reciente).

CLASES DE FACTURAS RECTIFICATIVAS

Cuando se haya producido un error material en la factura (cuando no se cumpla en la factura alguno de los requisitos exigidos conforme al artículo 6 o 7 del Reglamento de Facturación), un error fundado de derecho, una incorrecta determinación de la cuota repercutida o alguna de las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible (art. 80 LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa cuya información se remitirá identificando el tipo de factura con las claves “R1”, “R2”, “R3” y “R4” según cuál sea el motivo de la rectificación (errores fundados de derecho y causas del artículo 80.Uno, Dos y Seis LIVA, concurso de acreedores, deudas incobrables y resto de causas).

Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves “S- sustitución” o “I- por diferencias”.

Cuando la rectificación se realice sobre una factura simplificada, la información a remitir implicará indicar el tipo de factura con la clave “R5” (factura Rectificativa en facturas simplificadas).

FACTURA RECTIFICATIVA POR SUSTITUCION

Cuando la rectificación se haga por “sustitución” se deberá informar de la rectificación efectuada señalando igualmente el importe de dicha rectificación.

Esta información se podrá realizar:

Opción 1: Informando de un nuevo registro en el que se indiquen los importes correctos tras la rectificación en los campos “base imponible”, “cuota” y en su caso “recargo” y a su vez de los importes rectificados respecto de la factura original en los campos “base rectificada”, “cuota rectificada” y en su caso “cuota recargo rectificado”.
Opción 2: Informando de un nuevo registro en el que se indiquen los importes correctos tras la rectificación en los campos “base imponible”, “cuota repercutida” y en su caso “cuota recargo equivalencia” y de otro registro en el que se informe de los importes rectificados.

La identificación de la relación de facturas rectificadas será opcional.

FACTURA RECTIFICATIVA POR DIFERENCIAS

Cuando la rectificación se haga por “diferencias” se deberá informar directamente del importe de la rectificación.

Para ello se deberá informar en un solo registro de la factura rectificativa con la clave “I”. En este caso no se deben rellenar los campos adicionales “Base rectificada” y “Cuota rectificada”. La identificación de la relación de facturas rectificadas será opcional.

ACOGIMIENTO AL SII Y EXPEDICION DE FACTURAS COMO DESTINATARIO O POR TERCERO

Las entidades acogidas al SII no les resultan de aplicación las obligaciones del reglamento en los registros de facturación. No obstante, el reglamento establece que las obligaciones establecidas a los obligados tributarios podrán cumplirse materialmente por el destinatario de la operación o por un tercero a efectos de facturación, a los efectos de la obligación de expedir factura. Por tanto, si estará obligada en relación a las operaciones en las que ha realizado facturas en virtud de acuerdos de facturación como destinataria de las operaciones o como tercero, salvo que las operaciones no tengan la consideración de actividad económica.

CODIGO QR EN FACTURA ELECTRÓNICA

Para el caso de que se utilice facturación electrónica estructurada, al no existir impresión en papel, el código QR no podrá incorporarse como tal a la factura. No obstante, la obligación de incorporar la información del QR, para el caso de facturación electrónica, ya sea la factura completa o simplificada, se sustituye por la incorporación a las e-Facturas del contenido del QR, incluyendo la url de cotejo en sede de la factura. Así lo establece el artículo 6.5.a) del Reglamento de Obligaciones de Facturación al disponer que En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”.

Por ello los clientes que reciban facturas electrónicas estructuradas podrán utilizar la información contenida en la factura electrónica para, a través de la URL recibida (la misma que codificaría el QR), acceder al servicio de verificación de factura igual que si escanearan el código QR.

Si la factura electrónica no es estructurada, sino que simplemente se transmite en formato electrónico visible (PDF, TIF, etc.) e imprimible, la incorporación del QR no tendrá especialidades respecto de la que corresponde a la emisión en papel.

UBICACIÓN Y TAMAÑO DEL CODIGO QR

Con carácter general, los códigos «QR» en las facturas impresas (o visualizables) deberán figurar en al principio de la factura, antes de que empiece el contenido de esta. Por lo tanto, será siempre el primer código «QR» que aparecerá en la factura. Si se utiliza un formato de orientación vertical para organizar y disponer el contenido de la factura, el código «QR» se situará arriba de esta, próximo al margen superior, preferiblemente centrado o, si no, próximo al margen superior izquierdo. En el caso de utilizar un formato de orientación horizontal (apaisado) para la factura, el código «QR» se situará a la izquierda de esta, preferiblemente cercana al margen superior izquierdo (o, si no, centrada respecto a los márgenes superior e inferior de la factura). Se trata de homogeneizar su ubicación para que sea previsible su ubicación. No obstante, está previsto que, si existen obstáculos que hagan inconveniente esta ubicación, pueda adoptarse otra ubicación, siempre que sea claramente visible y se distinga de cualquier otro código o QR empleado. Si hay algún elemento preimpreso en el papel que se va a utilizar para imprimir la factura y que, por tanto, no es generado desde el SIF (como podría ser el logotipo de la empresa, suponiéndose que el resto de información la genera el SIF), la parte preimpresa, al no haber sido generada por el SIF podría mantenerse en su lugar, quedando el QR ubicado como primer elemento del “resto” de la factura que sí genera el SIF.

El QR tributario solo debe aparecer una vez, al principio de la factura y antes del contenido de esta. Por lo tanto, si la factura ocupara más de una página, deberá figurar en la primera página y no en las siguientes.

En cuanto al tamaño del código QR, en orden a una mayor normalización del mismo en todas las facturas, y a asegurar una legibilidad estándar, ha de estar comprendido dentro del rango exigido de dimensiones (que coincide con el adoptado en las especificaciones por las Haciendas Forales en el Proyecto TicketBAI), no pudiendo ser ni inferior ni superior.

Ese tamaño debe situarse en la siguiente horquilla:

no puede ser menor de 30×30 mm
no puede ser mayor de 40×40 mm.

Se considera que dicho rango es el más adecuado, para permitir albergar el contenido que debe incluirse en el código QR, y para facilitar su lectura por los dispositivos con capacidad para ello.